Die häufigsten Fehler bei der Planung eines Messestandes

Messestände sind ein meist großer Posten im Messebudget. Was gilt es aber, beim Kauf eines solchen zu beachten? Drei der am häufigsten gemachten Fehler die man vermeiden sollte, sind eine schlechte Vorbereitung, das mangelnder Austausch mit Experten und Kollegen und eine mangelnde Zeitplanung.

Schlechte Vorbereitung für den Messestand

Ohne eine gute Vorbereitung hängt bei der Messeplanung vieles vom Glücksfaktor ab. In der Regel wird die Messe jedoch ausschließlich mit Glück nicht erfolgreich werden. Ein Mangel an Vorbereitung findet man häufig bei Messe-Neulingen oder Startups. Aber auch Traditionsunternehmen können leicht in die Falle einer schlechten Planung tappen.

Planung für einen Messeauftritt - Bild #887680492 © GermanS62 - iStock.com

Dies kann daran liegen, dass die wenigsten Unternehmen eigene Mitarbeiter oder Abteilungen ausschließlich für die Koordination und Planung von Messen haben. Daher werden Mitarbeiter aus anderen Abteilungen für die Realisierung rekrutiert, oft ohne Rücksicht auf die verfügbaren Kapazitäten – meist sind dies Kollegen aus dem Marketing. 

Da die Messen oftmals von den Mitarbeitern als „Projekt nebenbei“ abgearbeitet werden müssen, werden diese meist jedes Jahr von anderen Personen betreut. So kann sich keine Erfahrung in der Vorbereitung und Planung von Messen entwickeln.

Dies ist aber speziell bei der Realisierung eines Messestandes von Vorteil. Hier sollte man gleich von Anbeginn an wissen, wie viel Platz man für die Produkte benötigt, wie viel Platz die Besucher, die Besprechungszonen und die Rückzugsareale der Mitarbeiter brauchen. 

Daher ist es wichtig, entweder für Messen immer die selben Personen einzuteilen, oder eine eigene Abteilung damit zu beauftragen. So können bei der Realisierung des Messestandes auch allgemeine Fragen leichter beantwortet werden. Dazu gehören „Welche Messen sind geplant?“, „Welche Ziele hat man für diese Messen?“ und „Welche Standfläche braucht man dafür?“. Für Firmen die eine Vielzahl an Messen durchführen, kann sich die Investitionen in eine Fachabteilung schnell lohnen und im Endeffekt Geld sparen und die Qualität steigern. 

Kein Austausch und mangelhafte Kommunikation in der Planung des Messestand

Unabhängig, ob man eine eigene Abteilung damit beauftragt oder nicht, es kommt oft vor, dass der Verantwortliche für die Realisierung des Messestandes nicht zum Personenkreis gehört, wie die die ihn nachher nutzen werden.

Dabei kann es zu erheblichen Diskrepanzen kommen. Plant zum Beispiel das Marketing den Stand ohne ausreichenden Austausch mit den Vertriebskollegen, wird dieser in der Regel repräsentativ hervorragend ausgestattet sein. Platz für Aufsteller, Gesprächsräume und Ständer für Giveaways sind dann beispielsweise in ausreichender Form vorhanden.

Wenn diesen Stand die Mitarbeiter aus dem Verkauf oder der Fachabteilung leiten, benötigen diese aber meist ausreichend Fläche für Anschauungsmaterial oder Prototypen. Die Priorisierung der verfügbaren Flächen wird dann unterschiedlich gewichtet und nicht optimal auf den Messeerfolg abgestimmt. 

Schon in den Phasen der Planung und Konzeptionierung eines Messestandes sollten daher alle relevanten Abteilungen mit zumindest einer Person vertreten sein. So können alle wichtigen Fragen, die später hohe Kosten verursachen würden, gleich zu Beginn kosteneffizient geklärt werden. Das gilt auch für die Planung eines Catering oder einer Messeparty.

Checkliste für den Messeauftritt – Bild #1193546526 © savcoco – iStock.com

Unabhängig, welche Abteilung den Messestand plant und realisiert, eine stete Absprache mit den Budget-Verantwortlichen sollte immer gewährleistet sein. Der Grund ist einfach, man kann nicht mehr ausgeben, als das Budget hergibt. Aber es spricht oftmals nichts gegen eine Nachbesserung und Aufstockung des Messestandbudgets zu beantragen. Der Austausch von finanziellen Entscheidungsträgern und Messeplanern verbessert auch das Verständnis beider Seiten für die Belange der anderen Partei. 

Schlechte Zeitplanung bei den Messevorbereitungen

Damit die Realisierung eines Messestandes sinnvoll und gut geplant funktioniert, sollte man dafür und für die Messevorbereitung an sich genügend Zeit einplanen. Ein häufiger Fehler ist, dass man die Planung immer vor sich herschiebt und somit gegen Messebeginn unnötig Stress bekommt. Hektik kommt auf und Fehler passieren. Hier können Messebau Checklisten helfen um Geld, Zeit und Nerven zu schonen.

Das Letzte, was man bei einer Messe braucht, sind panische Last-Minute-Entscheidungen. Diese sind meist nicht vollends durchdacht. Je früher mit der Messeplanung begonnen wird, desto mehr Zeit hat man, sich für den passenden Messestand zu entscheiden. 

In die Zeitplanung sollten auch vorgelagerte Korrekturschleifen mit eingeplant werden. Dabei sollte man auch dem Messebauer ausreichend Zeit einräumen, um die Materialbestellungen termingerecht ausführen zu können. So schützt man sich auch gleichzeitig vor erhöhten Kosten wegen Expresslieferungen oder teuren Materialien die beim Lieferanten lagernd verfügbar sind.

Häufige Fragen zur Messeplanung

Welche Fehler sollten bei der Planung von Messen vermieden werden?

Die meisten Fehler werden in der Planungsphase begangen. Hier ist es besonders wichtig, neben den offensichtlichen Punkten wie Standgröße, Schnitt der Standfläche, Lage der Standfläche und die Aufteilung der Fläche auch auf die Details zu achten. Dazu gehört unter anderem, wie viele Personen pro Messetag auf dem Stand erwartet werden, wie viele eigene Mitarbeiter an den einzelnen Tagen auf dem Stand sind, ob ein Catering angeboten wird und wie dieses zubereitet und das schmutzige Geschirr gereinigt wird. Dies sind nur wenige der vielen Details, die zu einer guten Messeplanung dazu gehören. Wichtig ist es, bereits im Vorfeld alle notwendigen Bereich zu analysieren und die betreffenden Abteilungen zu interviewen, was sie dringend auf dem Stand benötigen.

Was ist bei der Realisierung einer Messe besonders wichtig?

Eine rechtzeitige Planung und seriöse Zusammenstellung der verantwortlichen Teams, kann viele Fehler bereits im Vorfeld der Messe vermeiden. Es sollte bei der Teambildung für die Planung und Realisierung nicht nur auf ein ausgewogenes Verhältnis der Kompetenzen geachtet werden. Auch die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter müssen berücksichtigt werden. Besonders große Messen können nicht “nebenbei” von den Mitarbeitern organisiert werden. Auch hilft es den Teams, wenn klare Verantwortlichkeiten und Hierarchien vorgegeben werden.

Wie stellt man ein gutes Zeitmanagement bei der Realisierung einer Messe sicher?

Ein früher Beginn der Vorbereitungen ist sinnvoll, schützt einen jedoch nicht automatisch vor zeitlichen Engpässen. Wichtig ist, dass die Zeit bis zur Messe in einzelnen Phasen unterteilt und einem Zeitraum zugeordnet wird. Auch sollten für wichtige Entscheidungen Meilensteine gesetzt werden, die zeitlich auf jeden Fall eingehalten werden müssen. Da meist mehrere Personen oder auch Abteilungen zusammen an der Organisation und Realisierung der Messe arbeiten, ist ein Zeitplan über alle Schritte, der auch den Abbau und die Einlagerung betrifft sehr hilfreich. Dieser sollte allen Beteiligten jederzeit zugänglich sein und laufend aktualisiert werden.