Messe verschoben – das sind die To-do´s

Aufgrund des Corona-Virus wurden in ganz Deutschland Messen und Veranstaltungen flächendeckend abgesagt und verschoben. So entstanden und entstehen bei vielen Mitarbeitern von betroffenen Unternehmen unerwartete Zwangspausen. Man sollte sich aber keine falschen Vorstellungen machen. Auch in diesen Zeiten gilt, „aufgeschoben ist nicht immer aufgehoben“. 

 Viele Veranstaltungen und Messen wurden von den Verantwortlichen vom Sommer auf den Herbst verschoben. Somit sollte man die Planung dafür entsprechend anpassen. Ein Problem dabei könnte sein, dass im Herbst bereits andere Messen festgelegt sind.

Geschlossene Messen und Events- Bild rcphotostock.com – © rcphotostock (8559)

Ein Terminchaos könnte bevorstehen. Es gibt allerdings Möglichkeiten, sich auf die aktuellen und zukünftigen Gegebenheiten vorzubereiten. 

Innehalten und ordnen

Frei von Hektik und Stress innezuhalten, ist ein Luxus, den man sich leisten sollte. So kann man es schaffen, den Fokus auf die neuen Aufgaben, Ziele und Zeitvorgaben zu legen. Zudem erleichtert dies, sich über die vorhandenen Ressourcen einen ordnenden Überblick zu verschaffen. 

Ein Blick auf den aktualisierten Jahreskalender zeigt, welche Messen anstehen. Die Projektplanung verrät, wie bei den Vorbereitungen der Stand der Dinge ist. Wichtig in dieser Phase des Einordnens ist, die abgesagten Messen von den verschobenen zu trennen.

Zum Beispiel wurden die ITB sowie die Leipziger Buchmesse komplett aus dem Messejahr 2020 gestrichen. Andere wie die Musikmesse Frankfurt oder die Internorga haben neue Termine gefunden. 

Abgesagte und verschobene Messen und Events- Bild rcphotostock.com – © rcphotostock (8559)

Zwischen Absagen, Verschiebungen und Neuansetzungen den Überblick zu behalten, kann herausfordernd sein. Ein Tipp – man sollte jede Messe, auf die man gehen wollte, separat überprüfen und neu koordinieren. 

Zukünftige Messepersonalplanung

In der Regel sind in den meisten Unternehmen die personellen Messeplanungen bereits abgeschlossen. Nun, da die Absagen und Verschiebungen diesen Planungen einen Strich durch die Rechnung gemacht haben, sollte umstrukturiert werden.

Man kann dies auch als Chance verstehen. So kann man sich noch einmal Fragen, wer tatsächlich zur Messe fahren sollte und die beste Besetzung für die einzelnen Positionen ist. Eine Personalreduktion oder eine entsprechende Aufstockung sind nun möglich. 

Man sollte herausfinden, ob das Personal an den neuen Terminen zur Verfügung steht. Denn es könnten Kollisionen mit Urlauben oder Karenzzeiten entstanden sein. Sollte jemand nicht fahren können, ist es wichtig, im Rahmen der Personalplanung nach Ersatz zu suchen.

Man sollte nicht die innerbetrieblichen Projekte über der Messeplanung vergessen. Personal wird meist an beiden Orten benötigt. Sollten fachfremde Mitarbeiter die Messen betreuen, müssen diese durch intensive Schulungen darauf vorbereitet werden. 

Messeinventar überprüfen

Neben dem Personal ist entscheidend, ob der Messestand samt dem Mobiliar an den neuen Terminen verfügbar ist. Sollte es zu terminlichen Überschneidungen kommen, könnten Investitionen in neue Messestände nötig werden. Eine Möglichkeit, hierbei Geld zu sparen, sind modulare Stände. Ein Teil kann auf einer Messe, ein anderer bei einer zeitgleichen verwendet werden. 

Hierbei ist Planung entscheidend. Man sollte festlegen, welcher Stand an welchem Standort benötigt wird. Abstimmungen zwischen verschiedenen Abteilungen helfen, die Doppelverwendung zu vermeiden. Neben Gesprächen können digitale Planungstools hier durchaus hilfreich sein. 

Aufsteller, Tische, Sitzgelegenheiten, Kühlschränke, Give-Aways – das Messe-Equipment eines Unternehmens kann umfangreich sein. Nun, da die Verschiebungen Freiräume geschaffen haben, können diese einer ausführlichen Untersuchung unterzogen werden. Dabei können Mängel festgestellt und Ramponiertes kann repariert werden. 

Alternativen zu Messen

Statt physisch auf einer Messe die Kunden- und Lieferantenkontakte zu pflegen, sind Videoanrufe möglich. Dabei können mehrere Personen gleichzeitig eingebunden werden. Produkte können zum Beispiel über geteilte Videos präsentiert werden.

Messebetreiber haben Hashtags ins Leben gerufen, unter denen die Aussteller Videos und Beiträge posten können. Die Angebotsvielfalt sogenannter virtuelle Messen wird auch immer breiter. Hier kann man sich virtuell durch Messestände klicken und mit den Standbetreuern chatten.