Cloudbasierte Kassensysteme für Einzelhandel und Gastronomie

Die Digitalisierung im Ladenbau dringt immer weiter in die Lebens- und Arbeitswelt vor. Im Einzelhandel, in der Gastronomie sowie speziell bei mobilen Händlern modernisiert man mit den neuen technischen Möglichkeiten auch die Kassensysteme und den gesamten Bezahlprozess.

Wer sich heute ein neues Kassensystem im Einzelhandel zulegt und alle Vor- und Nachteile abwägt, wird sich meist für ein Cloud-Speichersystem entscheiden. Dabei werden die Daten nicht mehr im Inneren der Maschine, sondern auf einem externen Speicher, also einem Server gesichert und aufbewahrt. Dieses System der Datensicherung bietet viele Vorteile. 

Cloud Kassensysteme im Einzelhandel - Bild #911644880 © pixinoo - iStock.com

Was sind Cloud-Systeme bei Kassen?

Unter Cloud-Systemen, der wörtlichen Übersetzung nach einer “Daten”-Wolke, versteht man eine IT-Struktur, die in der Regel über das Internet verfügbar gemacht wird. Zu den grundsätzlichen Dienstleistungen zählen Rechenleistungen, Anwendungssoftware und Speicherplatz.

Diese Systemart verzichtet überwiegend auf die Installation von Software auf einem lokalen Rechner. Stattdessen werden Programme aus einem ganzen Rechnernetz verwendet. Grundvoraussetzung von Cloud-Systemen sind neben den passenden Schnittstellen und den Protokollen eine stabil funktionierende Internetverbindung beim Einzelhändler. 

Kassensoftware mit Cloud-Anbindung für den Einzelhandel

Cloud-Lösungen sind keine absolute Neuheit. Es gibt bereits eine Vielzahl an Kassensoftware für den Einzelhandel, die ihre Daten in ihre Cloud überspielen. Auf das lokale Speichern auf Chips, Festplatten oder USB-Sticks greifen immer weniger Gastronomen, Einzelhändler zurück. 

Daten sind schnell verfügbar und können mobil von überall abgerufen werden.

Ein Hauptgrund dafür ist, dass die Daten schnell verfügbar sind und auch Dienstleistern wie Steuerberatern einfach und lückenlos übermittelt werden können. Sollte also der Wunsch bestehen, von Zuhause aus nachsehen zu wollen, welche Umsätze mit welcher Kasse zu welchem Zeitpunkt gemacht wurden, ist dies mit einem cloudbasierten Kassensystem im Einzelhandel jederzeit möglich. Sogar von unterwegs aus sind die Daten für das Controlling jederzeit abrufbar. 

Cloud-Kassensysteme – Analysen für den Einzelhandel erstellen

Hat man früher für einen Umsatzvergleich verschiedener Kassen oder Zeiträume umständlich rechnen müssen, kann man dies dank der gesammelten Daten im cloudbasierten Kassensoftware ganz einfach bewerkstelligen.

Zwar benötigt man dafür eine entsprechende Software, aber diese ist einfach in der Cloud zu hinterlegen. Damit kann man feststellen, welche Kasse oder welches Sortiment im Vergleich den besten Umsatz macht. Eine anschließende Analyse kann zum Beispiel Aufschluss darüber geben, welche Kassen am ehesten zu besetzen sind und hilft so bei der Personalplanung und der Planung von Marketingaktionen. Diese Analyse hilft ebenfalls, wenn Sie sich mit dem Thema Social Media Marketing für Einzelhändler auseinandersetzen.

Cloud-Kassensysteme – gekoppelt mit der Warenwirtschaft im Einzelhandel

Durch passende und integrierte Schnittstellen lassen sich die Cloud-Kassensysteme ausgezeichnet mit dem internen Warenwirtschaftssystem des Einzelhändlers verbinden. Damit kann beim Einscannen des Produkts an der Kasse bereits die weitere Verfügbarkeit geprüft und eine Nachbestellung automatisch übernommen werden.

Neben einem schnellen und unkomplizierten Bestellvorgang entfällt über diesen Weg auch die früher meist langwierige Inventur. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. 

Cloud-Kassensysteme – Daten gegen Verlust sichern

Ein wichtiger Faktor, warum sich immer mehr Einzelhändler und Gastronomen für ein Cloud basiertes Kassensystem entscheiden, ist die Sicherheit der Daten. Herkömmliche Kassensysteme für den Einzelhandel können bereits durch simple Hardware-Fehler kaputt gehen und Daten dadurch unwiederbringlich verlieren.

Cloudbasierte Kassensysteme für mobile Einzelhändler und Gastronomen - Bild #1158863674 © Alena Kravchenko - iStock.com

Auch das Stehlen von Registrierkassen kann hier zu einem Problem werden. Sollte dies mit einer cloudbasierten Kasse passieren, sind zwar die Bareinnahmen weg, aber die Daten sind immer noch vorhanden. Auch der Datenverlust in der Cloud ist sehr unwahrscheinlich. Die Anbieter solcher Systeme sichern nicht nur die Daten vor unerlaubtem Zugriff, die Daten selbst werden in zahlreichen Backup-Systemen gespeichert. 

Kosten für Cloud-Kassensysteme im Einzelhandel und der Gastronomie

Man kann davon ausgehen, dass Cloud basierte Kassensysteme im Einzelhandel in der Anschaffung erheblich günstiger als herkömmliche Kassen sind. Da die gesamte kostenintensive Technik zentral beim Anbieter des Cloud-Dienstes liegt.

In vielen Fällen können neben der Cloud zum Beispiel bereits vorhandene Kassen mit Bargeldfach im Einzelhandel weiterverwendet werden. Damit sind die Anschaffungskosten im Vergleich zu früheren Modellen erheblich geringer.

Steuerlich gesetzeskonform für den Einzelhandel und die Gastronomie

Die Daten, die für die steuerlichen Angelegenheiten gebraucht werden, werden je nach Vertragslage von den Anbietern mindestens zehn Jahre sicher gespeichert. Dabei wird tatsächlich jeder noch so geringe Buchungsschritt im Detail und gesetzeskonform dokumentiert. 

Nachteile eines cloudbasierten Kassensystems im Einzelhandel

Man muss bei diesen Kassensystemen immer mit dem Internet verbunden sein. Sollte diese Funktion ausfallen, kann es zu Verzögerungen kommen. Zudem entstehen durch den Serviceanbieter laufende Kosten, die man bei einer klassischen Registrierkasse nicht hat.

Die Bindung an einen Anbieter ist meist langfristig, sodass der Anbieterwechsel nicht einfach ist. Wechselt man trotzdem, kann das Überspielen der Daten längere Zeit in Anspruch nehmen. 

Häufig gestellte Fragen zu Kassensystemen

Wie funktioniert ein Cloud-Kassensystem?

Der größte Unterschied zu traditionellen Registrierkassen ist, dass die Daten der Kasse, also jeder Buchungsschrift auf einem externen Server gespeichert wird und die Daten so in einer “Daten-Wolke” der Cloud verfügbar sind. In der Regel können cloudbasierte Kassensysteme auf jedem aktuellen Tablet, PC oder sogar Smartphone installiert werden. Die Software, die zentral auf dem Server des Anbieters gespeichert ist, wird mittels Internetverbindung verfügbar gemacht und ermöglicht so, unabhängig von Bargeld oder Kartenzahlung alle Vorgänge des Bezahlvorgangs.

Welche Vorteile hat ein Cloud-Kassensystem für den Einzelhandel?

Neben den Kostenvorteilen die eine cloudbasiertes Kassensystem meist mitbringt, sind vor allem die Datensicherheit und die Datenübermittlung zum Steuerberater oder dem Finanzamt eine wichtige Funktion, die viele Vorteile im Arbeitsablauf bringt und Kosten einsparen kann. Auch können die Daten mobil von jedem Standort aus abgerufen und analysiert werden.

Was muss ich bei einem Cloud-Kassensystem für den Einzelhandel berücksichtigen?

Damit alle Funktionen und Vorteile einer cloudbasierten Kassenlösung im Einzelhandel genutzt werden können, sollte es funktionserprobte Schnittstellen zur eigenen Warenwirtschaft geben. Der Austausch zwischen Warenwirtschaft und dem cloudbasierten Kassensystem im Einzelhandel ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Anschaffung. Auch sollte auf die laufenden Kosten und die Lizenzkosten für eventuelle Erweiterungen geachtet werden. Ebenfalls sind die Support-Zeiten bei einem Ausfall des Systems ein wichtiger Punkt in der Bewertung der Dienstleistung.