Kassensoftware für Einzelhändler

Bei der Fülle an Kassensoftware für den Einzelhandel ist es gar nicht so einfach, eine passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Die Funktionsumfänge unterscheiden sich oft stark und nicht jede Software eignet sich für jeden Einzelhändler. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Kriterien für das Kassensystem vor und gehen auf den Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Software ein.

Kassensysteme Vergleich Einzelhandel - Bild #1143208442 © onurdongel - iStock.com

Was ist der Unterschied zwischen kostenloser und kostenpflichtiger Kassensoftware?

Tatsächlich gibt es kostenlose Kassensoftware auf dem Markt, die sich sehen lassen kann – an kostenpflichtige Software kommt bisher jedoch keine heran.

In Sachen Layout und Bedienung unterscheiden sich die kostenlosen Tools zwar kaum von den kostenpflichtigen Varianten, allerdings gibt es immer Einschränkungen. So spuckt die kostenlose Kassensoftware für den Einzelhandel oft nur eingeschränkte oder wenige Berichte aus, es können kaum Kundendaten gespeichert werden oder aber die Anzahl der Artikel ist stark begrenzt. Außerdem werden kostenlose Kassensoftware-Lösungen nur selten von einem Support unterstützt. Wenn Sie Probleme bekommen, sind Sie häufig auf sich allein gestellt.

Für kleine Einzelhändler, die keine große Produktpalette anbieten oder keinen großen Kundenstamm bedienen müssen, kann eine kostenlose Software, wie beispielsweise Floreant POS oder eHopper, durchaus eine Alternative zu kostenpflichtiger Software sein.

Darauf kommt es bei der Kassensoftware für den Einzelhandel an

Bei der Wahl der Kassensoftware sollten die folgenden Anforderungen in jedem Fall beachtet werden:

1. Die Konformität mit den Anforderungen des Finanzamts

Die Kassensoftware für den Einzelhandel sollte den Anforderungen der neuen gesetzlichen Regelungen entsprechen. Das bedeutet, dass die Software die GoBD erfüllen muss. Alle Daten müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden.

Ebenso unverzichtbar ist ein elektronisches Kassenbuch. Machen Sie Barumsätze, müssen Sie diese zusätzlich auf einem Speichermedium sichern.

2. Die Bedienbarkeit der Kassensoftware

Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die neue Kassensoftware zu bedienen. Je leichter die Software sich nutzen lässt, desto reibungsloser gestaltet sich der Arbeitsablauf. Und je schneller der Arbeitsablauf, desto effizienter arbeiten Ihre Mitarbeiter. Im Idealfall testen Sie die Kassensoftware vor dem Kauf auf ihre Bedienbarkeit.

3. Der Support durch den Anbieter

Im Gegensatz zu den meisten kostenlosen Softwares erhalten Sie bei kostenpflichtiger Kassensoftware Support durch den Anbieter. Falls Sie Unterstützung benötigen, bekommen Sie diese schnell und kostenlos via Telefon oder per Mail.

4. Der Funktionsumfang der Kassensoftwares

Alle Funktionen, die Sie bei der täglichen Arbeit benötigen, sollten von der Kassensoftware unterstützt werden.

Dazu gehört zum Beispiel:

• Anlegen von Waren, Preisen und Rabatten
• Statistikerstellung
• Lagerverwaltung
• Rechnungserstellung
• Kundendatenbank
• Stechuhr-Funktion
• Anbindung von Online Shops

Im Textilhandel ist es zum Beispiel wichtig, dass verschiedene Artikelvariationen erfasst werden können. Gleiches gilt im Bereich von Schuhen und Sport. Auch die Verbindung zum Online-Shop ist häufig relevant. Ein Juwelier hingegen benötigt vermutlich ein Kassensystem, das mehrere Zahlungsarten und auch Kreditkarten unterstützt.

5. Das Anschließen von Zusatzgeräten

Bon-Drucker, Kassenladen, Barcodescanner und andere Zusatzgeräte sollten mit der Kassensoftware Ihrer Wahl arbeiten können. Fragen Sie vor dem Kauf den Anbieter der Software, ob sämtliche Geräte einwandfrei zu implementieren sind.

6. Das Nutzen von vorhandenen Geräten

Es ist möglich, dass Sie eine neue Kassensoftware auf bereits vorhandene Geräte wie Smartphones oder Tablets spielen. Dadurch sparen Sie eine Menge Geld.

Achten Sie aber darauf, dass die Kassensoftware mit dem Betriebssystem Ihrer Geräte kompatibel ist.

7. Das ausgewogene Preis-Leistungs-Verhältnis

Beherzigen Sie bei der Wahl der passenden Kassensoftware für den Einzelhandel unsere Kriterien und prüfen Sie verschiedene Anbieter. Beachten Sie dabei den monatlichen oder jährlichen Tarif, um wirklich gute Anbieter zu finden. Im Bereich der kostenpflichtigen Kassensoftware sind beispielsweise INVENTORUM oder SumUp.

Unterschiedliche Anbieter von Kassensoftware

Diese 6 Anbieter werden im Einzelhandel häufig genutzt:

Kostenlose Kassensoftware für den Einzelhandel

• eHopper
• Floreant POS
• Loyverse POS

Kostenpflichtige Kassensoftware für den Einzelhandel

• INVENTORUM
• SumUp
• LocaFox POS

Fazit: Die perfekte Kassensoftware passt voll und ganz zu Ihren Bedürfnissen

Es gibt nicht die eine richtige Kassensoftware, die zu jeder Art von Geschäft passt. Die richtige Software sollte sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollte zum Beispiel mit bereits vorhandenen Geräten kompatibel sein, die GoBD einhalten und beispielsweise verschiedene Artikelvarianten oder Zahlungsmöglichkeiten beinhalten.

Um die richtige Kassensoftware zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden, sollte die Software vor dem Kauf getestet und mehrere Anbieter verglichen werden. Nur so erhalten Sie am Ende eine leicht bedienbare Software, mit der Sie effizient arbeiten können.