Erfahren Sie alles zum Thema: Submission
Wichtig bei der Vergabe von Aufträgen, speziell in der Baubranche, sind Submissionen. Dabei ist die Geheimhaltung bis zur Öffnung aller Angebote zwingend vorgeschrieben. Mehr zu dem Thema finden Sie hier.
Definition: Die Submission wird als die Angebotsabgabe der Bieter auf eine Ausschreibung hin bezeichnet. Zusätzlich benennt man als Submission auch den Eröffnungs- oder Submissionstermin selbst. In vielen Kreisen wird der Begriff Submission auch als ein Synonym für eine Ausschreibung verwendet.
Im Rahmen einer Submission werden alle Angebote, egal ob im Rahmen einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung, an einem genau determinierten Termin geöffnet und anschließend verlesen.
Bei einer Submission können also Angebote in einem verschlossenen Umschlag bis zum Öffnungsdatum eingereicht werden. Eine Voraussetzung ist, dass der Inhalt der Umschläge exakt bis zum Submissionstermin geheim gehalten werden muss.
Ehe ein Auftrag durch die öffentliche Hand ergeht, muss dieser sowohl öffentlich als auch schriftlich ausgeschrieben werden. Dies inkludiert auch die Leistungen, die zu erbringen sein würden. Aufgrund der Erklärung zur Submission sind die Veröffentlichung des Vergabeverfahrens und die schriftliche Einreichung der Angebote der Bieter zwingend erforderlich.
Die Geheimhaltung der abgegebenen Angebote ist besonders wichtig. Wie bereits kurz dargelegt, dürfen die Angebote erst am festgelegten Submissionstermin verlesen werden. Sollten die Angebotseinreicher nicht vor Ort sein können, werden ihnen auf Antrag die Inhalte mitgeteilt.
Diese Geheimhaltung der Dokumente gilt auch, wenn die Vergabe auf elektronischem Weg passiert. Zur Sicherstellung werden elektronische Signaturen eingefügt.
Es ist vorgeschrieben, dass bei der Öffnung der Angebote mindestens zwei Personen anwesend sein müssen. Diese müssen zwingend aus dem Kreis der Auftraggeber stammen. Selbstverständlich dürfen bei der Öffnung auch die Bieter oder auch deren Bevollmächtigte anwesend sein.
Als erstes stellt der Verhandlungsleiter sicher, dass die eingereichten Umschläge mit den Angeboten nicht geöffnet wurden. Nach der Öffnung werden der Name, der Wohnort und der Preis für das Angebot gut hörbar verlesen. Alle Informationen werden in das Protokoll der Submission eingetragen.
Mittels einer Stanzmaschine werden die Submissionen gekennzeichnet, sodass im Nachhinein nichts mehr hinzugefügt werden kann.
Um die Nachvollziehbarkeit der Submission zu gewährleisten, wird in deren Verlauf eine Niederschrift angefertigt. Formblätter, damit nichts vergessen werden kann, erhält man im Anhang des Vergabebuches des Bundes.
Zusätzlich zu den verlesenen Auftragsdetails müssen in einer Submission-Niederschrift auch die Einwände aller Anwesenden detailliert dokumentiert werden. Zwar ist diese Niederschrift vorgeschrieben, sie darf aber nicht veröffentlicht werden. Trotzdem müssen den Bietern, sollten entsprechende Anträge einlangen, die Namen der Bieter, die Zahl der Nebenangebote und die Endbeträge der entsprechenden Angebote dargelegt werden.
Die digitale Welt macht auch vor der Submission nicht halt. Mittlerweile können Ausschreibungen von den Bietern im Rahmen einer digitalen Plattform auch elektronisch eingereicht werden. Diese sogenannte E-Vergabe ändert auch etwas am Submissionstermin.
Dieser wird dann auch in elektronischer Form abgehalten. Am ersten Submissionstermin werden alle Angebote erstmalig geöffnet und verlesen. Dabei werden in die elektronischen Angebote sowohl die Uhrzeit, das Datum als auch bestimmte Benutzerangaben eingetragen.
Auch bei der E-Vergabe wird eine Niederschrift auf Papier angefertigt. Diese muss von allen Anwesenden unterschrieben werden.
Die Submission ist in verschiedenen Gesetzestexten geregelt. So findet man den § 14 Abs. 1 zu öffentlichen Bauaufträgen im Unterschwellenbereich für nationale Ausschreibungen im Abschnitt 1 des VOB/A.
Die Regelungen für die Submissionseröffnung bei Hochbaumaßnahmen findet man im Vergabe- und Vertragshandbuch des Bundes. Nachzulesen ist diese auch in der Ausgabe 2016 in der Richtlinie 313.
Sollten andere Ausschreibungsformen zur Anwendung kommen, gelten dafür die Richtlinien der entsprechenden Vergabebücher.
