Erfahren Sie alles zum Thema: Verhandlungsverfahren
Um die bestmögliche Entscheidung bei der Vergabe von Aufträgen zu treffen, gibt es nicht den einen Weg. Mittels verschiedener Verfahren kann aus einer Reihe von Anbietern der passende ausgesiebt werden. Eines dieser Verfahren ist das Verhandlungsverfahren.
Im Gegensatz zu anderen Vergabeverfahren (offen, nicht offen) kommen hier weniger Formalia zum Einsatz. Dafür darf man ein Verhandlungsverfahren nicht immer einsetzen. Es müssen bestimmte Vorbedingungen erfüllt sein.
Definition: Überschreitet ein Auftragswert die Grenze der branchenabhängigen EU-Schwellenwerte, also den jeweiligen Netto-Auftragswert, gibt das Vergaberecht vor, ein Vergabeverfahren namens Verhandlungsverfahren durchzuführen. Durch dieses Verhandlungsverfahren können öffentliche Auftraggeber mit Bietern über Preise oder Vertragsinhalte verhandeln, mit oder auch ohne einem vorher durchgeführten Teilnahmewettbewerb.
Somit kann man das Verhandlungsverfahren als formal weniger streng geregelt erachten, als dies bei zum Beispiel nicht offenen oder offenen Verfahren der Fall ist. Dafür kann man das Verhandlungsverfahren auch nur in besonderen Ausnahmefällen anwenden.
Bei einem in der Definition zu Verhandlungsverfahren genannten Teilnahmewettbewerb kann ein Auftraggeber eine unbestimmt große Anzahl an Unternehmen dazu auffordern, sogenannte Teilnahmeanträge abzugeben. In einer ersten Runde können die potentiellen Bieter ihre Eignung für das Projekt schriftlich abgeben.
In einem Zwischenschritt prüft der Auftraggeber selbst oder dessen Vertreter diese Informationen und sieben aus. Anschließend werden in einer zweiten Runde die ausgewählten Unternehmen dahingehend aufgefordert, an den Auftraggeber ein Erstangebot zu senden.
Sollte ein Vergabeverfahren ohne einen Teilnahmewettbewerb abgehalten werden, gehen schriftliche Aufforderungen an die ausgewählten Unternehmen aus.
Darin werden sie zu Erstgeboten aufgefordert. Ohne einen Teilnahmewettbewerb dürfen aufgrund der Richtlinien im Vergaberecht nur jene Aufträge verteilt werden, die entweder unterhalb einer branchenabhängigen Wertgrenze liegen, oder bei denen ein wohlbegründeter Sonderfall eingetreten ist.
Im Jahr 2016 wurden Veränderungen beim Vergaberecht durchgeführt. Nun gilt, dass ein Verhandlungsverfahren mit integriertem Teilnahmewettbewerb dann zulässig sein kann, wenn bei vorher ausgeschriebenen nicht offenen oder offenen Verfahren kein Angebot, das den Erwartungen entsprach, eingegangen ist.
Wann kann man laut der Vergaberechtsreform auf einen Teilnahmewettbewerb verzichten? Dies darf man dann, wenn man als Auftraggeber alle infrage kommenden Unternehmen, die sich an die Formalia der Angebotsabgabe gehalten haben, in das Verhandlungsverfahren inkludiert. Als Beginn des Verfahrens gilt hierbei der Zeitpunkt, an dem der Auftraggeber die Unternehmen zur Abgabe ihres Erstangebotes aufgefordert hat.
Finden Verhandlungsverfahren allerdings inklusive eines Teilnahmewettbewerbs statt, kann der jeweilige Auftraggeber den Auftrag zum Beispiel bereits nach einer Anpassung einer bestehenden Lösung vergeben. Ein anderer Vergabegrund besteht, wenn innovative Lösungen plus eventueller freiberuflicher Leistungen dargestellt werden. Zudem können Vorverhandlungen nötig werden, wenn die rechtlichen oder der finanzielle Rahmen eines Vertrags dies bedingen.
Das Verhandlungsverfahren wird in der Regel in vier unterschiedliche Phasen gegliedert. Diese sind der Teilnahmewettbewerb, die erste Angebotsphase, die Verhandlungsphase sowie die zweite Angebotsphase. Mindestfristen gelten hierbei nur für die Phasen des Teilnahmewettbewerbs sowie für die erste Angebotsphase.
