Messeplanung – Informationen, Ziele, Durchführung

Gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg. Die umfassende Planung eines Messeauftritts ist für die Erreichung der dortigen Ziele ein wichtiger Faktor. Von Bedeutung ist das Sammeln aller relevanter Daten und Informationen über die Messe. Erster Anlaufpunkt für dieses Unterfangen sind die Messebetreiber. Sie stellen dem Messestandbetreiber im Allgemeinen alle aussagekräftigen Fakten und Daten zur Verfügung. 

Ziele und Pläne für einen Messestand - Bild 519749280 © 3D_generator - iStock.com

Relevante Messekriterien

Um die Messebesucher möglichst erfolgreich begeistern zu können, sollte man sich im Vorfeld bereits Gedanken speziell zu den einzelnen Kundengruppen machen. In diesem Kontext sollte man wissen, welche Zielgruppen im Normalfall die Messe besuchen.

So kann abseits des eigenen Produkts oder der eigenen Dienstleistung der Stand auf die Bedürfnisse der Zielgruppen gestaltet werden. Grundlegend dabei ist zu erfahren, ob die Messebesucher Endkunden oder Fachbesucher sind. 

Messeveranstalter wollen, dass die Standbetreiber Erfolg auf der Messe haben. Daher stellen sie diesen oftmals auch Informationen über das Einkommen, das Alter, das Bildungsniveau, den Lebensstand sowie das Geschlecht der Besucher zur Verfügung. 

Beim Thema Gestaltung des Messestandes sollte vorher geklärt werden, wie viel Grundfläche man zur Verfügung hat. Wichtig ist auch, wie groß die Messehalle selbst ist und wie frei man in der Gestaltung des Standes vorgehen darf. 

Somit kann man sowohl die Kosten als auch den Nutzen prognostizieren. Anhand dieser Gegenüberstellung kann man sich für oder gegen einen Messeauftritt entscheiden. 

Ziel eines Messeauftritts

Um die Ziele eines Messeauftritts erreichen zu können, sollten diese bereits vor dem Beginn der eigentlichen Veranstaltung genau festgelegt worden sein. Ein mögliches Ziel kann die Steigerung des Bekanntheitsgrades der Firma sein. Sollte die Ausweitung des Wirkungskreises der Produkte oder Dienstleistungen und die Erhöhung des Absatzes gezielt angegangen werden, sollte man die Mitarbeiter entsprechend auswählen. 

Die Messeziele können entscheidenden Einfluss auf weitere Punkte haben. Dazu zählen die präsentierten Alleinstellungsmerkmale, Produktneuheiten sowie der Personal- und Finanzaufwand. Nicht nur die unternehmerische Perspektive ist bei der Zielformulierung wichtig. Ein Erfolgsfaktor ist ebenso, sich die Erwartungen der Besucher vorzustellen. Diese zu erfüllen oder sogar zu übertreffen kann für die Erreichung der Messeziele entscheidend sein. 

Grundrissplan für einen Messestand - Bild 1152475820 © Alexander Bayurov - iStock.com

Standort auf dem Messegelände klären

Entscheidet man sich nach Abwägung der Messekriterien und nach der Zusammenstellung der Messeziele für eine Teilnahme, geht es um die Details beim Messestand. Ein wichtiger Faktor dabei ist, welche Art Messestand man benötigt. Bei den meisten Messen stehen …

• Reihenstände,
• Kopfstände,
• Eckstände und 
• Inselstände 

… zur Verfügung. Allgemein sind die Reihenstände die kostengünstigsten und die Inselstände am kostenintensivsten. Grundlegend spazieren Messebesucher an Reihenständen entlang, auf Kopfstände und Eckstände zu und in Inselstände hinein. 

Je nach Messeziel, Produkt oder Dienstleistung kann man sich für den dafür vorteilhaftesten Messestand entscheiden. 

Entwicklung des Messestandes

Das Konzept eines Messestandes fußt zum einen auf den Informationen des Messeveranstalters und zum anderen auf den Messezielen. Messeveranstalter geben den Messestandbetreibern im Regelfall Informationen zu …

• der Größe der Nachbarstände,
• den Standorten der Notausgänge,
• dem gesamten Hallenplan,
• den Wegen der Besucherströme,
• der Höhe der Hallendecke,
• der Lage der sanitären Einrichtungen,
• den Büroräumen sowie zu
• den gastronomischen Bereichen. 

Mit diesen Fakten können die Messestandbetreiber zusammen mit einem Messearchitekten den Stand konzipieren. Zusätzliche Daten liefern die Informationen rund um das Produkt/ die Dienstleistung, welche Sitzgelegenheiten benötigt werden und welche gastronomischen Möglichkeiten man möchte.

Zudem sollte man Infoständer oder auch Garderoben einplanen. Ein letzter Schritt ist die optische Anpassung des Messestandes an das Corporate Design des Unternehmens.